Tener el personal de campo automatizado

¿Qué uso de herramienta para qué perfil ?

Hoy en día la pregunta con respecto al personal de campo que representan las marcas en canal tradicional o moderno ya no es: ¿Debemos proporcionar una App para reportar asistencias y actividades?

En efecto, la respuesta en un sí, claro. Empezaré primero por indagar por la parte de Asistencias, la cual es primordial para la parte del pago de la Nómina del personal. En un segundo tiempo hablaremos más a detalle de Perfiles y Actividades, lo cual es importante analizar bien para que la duración de la visita sea enfocada a su objetivo primordial.

Cuál es la problemática con las asistencias?

Muchas personas son honestas, y a lo mucho llegan – un poco – tarde a laborar. Sin embargo, existe una pequeña parte de la población que no entra en esta categoría. Y es de vital importancia poder identificarlos a la brevedad para tomar acciones en consecuencia. Si bien es fácil en una oficina darse cuenta si alguien llega o no a trabajar, se convierte en un rompecabezas cuando se trata de 400 personas a nivel nacional en 400 Puntos de Venta.

El ingenio de las personas mal intencionadas es tal, que un sistema de “fotos por Whatsapp” o reporteo a través del Supervisor/Coordinador ya no es suficiente. Es muy fácil fingir una asistencia y declarar actividades basadas en la experiencia de otras visitas realizadas en el pasado. No entraré a detalle de todos los casos que he podido analizar a través de los años, sería dar una clase magistral de “Cómo falsear su asistencia”, lo cual no es el objetivo de hoy.

En Deluca, advocamos siempre hacia una automatización del personal para poder comprobar asistencias. En efecto, nuestra App SFT tiene varios candados que permiten comprobar la real asistencia:

  • La toma de fotos de asistencia a través del modulo de Evidencias permite asegurar que la foto es del momento que se guardó: ninguna foto se puede adjuntar en SFT, cualquier foto requiere de la cámara. Permite asegurar que las fotos son en tiempo real.
  • El registro de los datos contenidos en el celular hasta nuestros Servidores permite asegurar la hora real de acontecimiento de las visitas.
  • Se guardan las coordenadas GPS del personal de todos sus movimientos en el transcurso del día, lo cual permite hacer un rastreo individualizado cuando algún movimiento parece sospechoso.

Con la automatización del personal a través de SFT, tenemos una forma confiable y automatizada de corroborar la asistencia del personal, y de esta forma, poder pagar la nómina del personal, identificando los movimientos/horarios/evidencias fotográficas fuera de la normalidad.

¿Qué actividad para qué perfil ?

Cuando se presentan los alcances de Sales Force Tracker, nuestra App sin licenciamiento con más de 10 Módulos, en general la tentación es muy grande querer dotar del personal de muchos Módulos, para que toda la actividad en el PDV pueda comunicarse oportunamente al Corporativo de la Marca.

Recordemos el refrán “Quién mucho abarca, poco aprieta”.

El fenómeno de reportar todo lo que puede suceder en el PDV como Ventas, Pedidos, Caducados, Inventarios, Evidencias de exhibición, Precios propios y competencia, Nuevos lanzamientos competencias, Promociones, Evidencias de Material POP, Detailling, etc… puede afectar a la función principal del personal en punto de venta.

Otro punto importante que necesitamos tomar en cuenta: no todo el personal tiene la misma facilidad con la tecnología, y hoy en día la mayor parte de la población laboral mexicana no nació con un Smartphone en las manos, al contrario de la generación actual de Secundaria/Prepa, los cuales saben sin ningún problema usarlo. Parte del personal puede tomar más tiempo en reportar todo lo que se le solicita.

¿Entonces cuál es la medida de reporteo recomendada?

Sugerimos una propuesta por perfiles:

Su objetivo principal es dar a conocer el producto y vender (Sell-out, sell-out!). Lo más valioso de su trabajo es su Speech, su labor de convencimiento y de conocimiento del producto y de la marca al consumidor final. Por lo cual consideramos que lo elemental en su disciplina operativa es Venta e Inventarios 0. Es fundamental para la marca tener confirmación de los Inventarios 0 para poder mover a la Demostradora en otra tienda oportunamente. Estas tareas no toman más de 5 min, y pueden realizarse a final de la visita.

Su objetivo principal es dar a conocer el producto y vender (Sell-out, sell-out!). Lo más valioso de su trabajo es su Speech, su labor de convencimiento y de conocimiento del producto y de la marca al consumidor final. Por lo cual consideramos que lo elemental en su disciplina operativa es Venta e Inventarios 0. Es fundamental para la marca tener confirmación de los Inventarios 0 para poder mover a la Demostradora en otra tienda oportunamente. Estas tareas no toman más de 5 min, y pueden realizarse a final de la visita.

Su función principal es: dejar el anaquel 100% listo para la compra, sacando material, colocando precios y material POP. Es un “Preparador de la Venta”. Si su trabajo no se realiza con la frecuencia de visita necesitada por el volumen de venta de la tienda, no hay producto en anaquel y no hay venta. También negocia a exhibiciones adicionales en las tiendas para las temporadas más fuertes.

En su caso, recomendamos el modulo de Evidencias e Inventarios como fundamental. Puede hacer mucho más a nivel de reporteo, sin embargo hay que recordar que este perfil hace generalmente 5 a 8 visitas al día, y tan solo entrar y salir de un autoservicio toma mínimo 10 min (dependiendo del autoservicio).  Le dará tiempo de entrar, acomodar, ir a bodega, pedir las etiquetas de precio y colocar todo bien, y reportarlo en máximo 30 min? Seguramente. Agregarle más tareas de reporteo puede ser una limitante para cumplir con visitas de valor o cumplimiento de visitas diarias.

Su objetivo está más dirigido hacia el sell-in, e indirectamente a sell-out. Tiene un papel de evangelización en el Punto de Venta y sus interlocutores principales son el Jefe de Departamento, de Tienda, o el Encargado de Mostrador (en farmacia, por ejemplo). Tiene que convencer a que le resurten más producto en caso de ser necesario, negociar exhibiciones, convencer la farmacia recomendar la marca y no cambiar la marca solicitada por el cliente. También reporta las actividades de la competencia y precios. Los módulos más pertinentes para el son los de Inventarios, Pedidos, Detailing, Competencia.  Lo más fundamental es su trabajo es algo no medible directamente pero indirectamente: ¿cómo generar más engagement entre la Marca y el Personal del Autoservicio? Tiene un papel altamente basado en sus capacidades de escucha, negociación, de desarrollar estrategias win win. Las consecuencias serán directas sobre la generación de Pedidos (Sell-in), la disminución de Inventarios 0 y el incremento del Sell-out.

Finalmente, lo que todos tenemos que tener en mente (Trade Marketer y Agencias) en cuanto a Automatización de Personal a través de Aplicaciones es la pregunta siguiente:

cuál es la “minimum effective dose (MED)” – la dosis mínima efectiva* – de automatización del personal de acuerdo a su perfil y funciones primarias? DeLuca lo trabaja en conjunto con sus clientes para definir la customización adecuada de la herramienta SFT a cada uno de los perfiles conforme a los objetivos de las marcas.

*El término MED se define sencillamente como la dosis mínima que producirá el impacto deseado. Un ejemplo:  El agua hierve a 100 grados centígrados a nivel del mar. Subir la temperatura no hará hervir mejor, entonces no sirve gastar más gas.

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